Kokouksen isäntänä toimi pääministeri Petteri Orpo, ja siihen osallistui useita EU-maiden johtajia sekä unionin kärkipäättäjiä, kuten Eurooppa-neuvoston puheenjohtaja António Costa ja Eurooppa-komission edustaja Kaja Kallas. Kokouksen tavoitteena oli vahvistaa EU:n yhteistä strategista lähestymistapaa arktiseen alueeseen, jonka geopoliittinen merkitys kasvaa nopeasti.

"Securitaksen vastuulla olivat tapahtuman turvatarkastukset ja kulunvalvonta yhdessä poliisin kanssa", kertoo tapahtumasta vastannut turvallisuuspäällikkö Ari Solja.

Korkean turvallisuustason tapahtumien järjestäminen edellyttää huolellista ennakkosuunnittelua ja tiivistä viranomaisyhteistyötä. Huippukokouksen turvallisuusjärjestelyt käynnistettiin yhteistyössä valtioneuvoston kanslian kanssa jo kuukausia ennen tapahtumaa.

Kokousta seurasi paikan päällä noin 200 median edustajaa eri puolilta maailmaa. Median lehdistökeskuksena toimi Lappia-talo, josta toimittajat siirtyivät kokouspaikalle Arktikum-tiedekeskukseen.

"Vastasimme median turvatarkastuksista ja kulunvalvonnasta Lappia-talossa, jolloin toimittajat pääsivät siirtymään sujuvasti kokouspaikalle", Solja kertoo.

Varsinaisten osallistujadelegaatioiden turvallisuudesta vastasi poliisi. Vastuunjako viranomaisten ja Securitaksen välillä oli suunniteltu etukäteen tarkasti, mikä varmisti turvallisuusjärjestelyjen sujuvan toteutuksen koko tapahtuman ajan.